Política de Tratamiento de Datos Personales

• Nombre: Engynex
• Correo electrónico: contacto@engynex.com
• Teléfono y WhatsApp: +57 315 437 7743
• Sitio web: https://engynex.com

Esta política aplica a los datos personales que Engynex trata como responsable y que recibe a través del sitio web, de sus formularios de contacto, cotización y soporte, de WhatsApp, del correo electrónico, del teléfono, de las redes sociales y en el desarrollo de su relación con clientes, prospectos y proveedores.

Cuando Engynex trata datos personales por cuenta de un cliente, como encargado del tratamiento, se aplica lo descrito en la sección Engynex como encargado.

Para efectos de esta política, y de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita que informa al titular sobre la existencia de esta política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, la pertenencia a sindicatos, los datos de salud, de vida sexual y los biométricos.
• Encargado del tratamiento: persona que trata datos personales por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.
• Transferencia: envío de datos personales a un receptor que, a su vez, es responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: comunicación de datos personales a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.

Engynex aplica en el tratamiento los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

Según el canal y la relación, podemos tratar estos datos:

• Datos de identificación y contacto: nombre, empresa, cargo, correo electrónico, teléfono, ciudad y país.
• Datos de tu solicitud: servicio o producto de interés, presupuesto estimado, mensaje y archivos que adjuntes en los formularios de contacto, cotización o soporte.
• Conversaciones: el número, el nombre de perfil y los mensajes que intercambias con nosotros por WhatsApp, correo electrónico, redes sociales o el chat en vivo del sitio (en este último, también el nombre, el correo o celular que nos dejas y la página desde la que escribes).
• Datos de clientes y proveedores: documento de identificación o NIT, datos de facturación, información de pagos y la necesaria para ejecutar el contrato.
• Datos de navegación: preferencias que el sitio guarda en tu navegador (tema claro u oscuro y país) y datos técnicos como la dirección IP, el tipo de navegador y las páginas visitadas, que los servidores registran por seguridad. Si aceptas las cookies de analítica, también registramos tu recorrido por el sitio con un identificador aleatorio, y si luego nos escribes, ese recorrido se une a tu solicitud. El uso de cookies se explica en la Política de cookies.

Los pagos con tarjeta o PSE se procesan a través de las plataformas de pago correspondientes, que tratan los datos financieros según sus propias políticas.

Tratamos los datos personales para:

• responder solicitudes de información, contacto y soporte;
• preparar cotizaciones y propuestas comerciales;
• celebrar y ejecutar los contratos, prestar los servicios, implementar los productos y gestionar la facturación, los pagos y el cobro;
• brindar soporte técnico y atender peticiones, quejas y reclamos;
• enviar información sobre servicios, productos, novedades y eventos de Engynex, de lo cual puedes pedir que te retiremos en cualquier momento; por WhatsApp solo lo hacemos si lo aceptaste expresamente en el formulario, y basta con responder BAJA para dejar de recibirlos;
• medir la satisfacción de los clientes y mejorar nuestros servicios;
• dar seguimiento a tu solicitud por correo (máximo tres mensajes, de los que puedes darte de baja con el enlace al pie) y, solo si lo autorizaste, recordarte un formulario que dejaste sin terminar;
• preparar la primera conversación con ayuda de inteligencia artificial, que resume lo que nos contaste sobre tu proyecto; esa lectura no decide nada sobre ti ni cambia la prioridad que te asigna nuestro sistema;
• proteger la seguridad del sitio, de los sistemas y de la información;
• elaborar estadísticas internas con información agregada o anonimizada;
• cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y requerimientos de autoridades competentes.

Engynex no vende ni alquila datos personales.

Engynex solicita la autorización del titular a más tardar al momento de recolectar sus datos, informándole las finalidades del tratamiento. La autorización puede otorgarse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que fue otorgada, por ejemplo, al marcar la casilla de aceptación de un formulario o al iniciar una conversación por WhatsApp después de conocer el Aviso de privacidad. Engynex conserva prueba de la autorización.

De acuerdo con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; de datos de naturaleza pública; de casos de urgencia médica o sanitaria; del tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, y de datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Como titular de datos personales tienes derecho a:

• conocer, actualizar y rectificar tus datos personales, incluso frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
• solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija;
• ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a tus datos;
• presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Engynex;
• revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y la supresión no proceden cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos;
• acceder en forma gratuita a tus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Estos derechos pueden ejercerlos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien haya sido designado por estipulación a favor de otro.

Puedes ejercer tus derechos escribiendo al correo contacto@engynex.com, con el asunto «Datos personales», o a través del teléfono y WhatsApp +57 315 437 7743. La solicitud debe incluir tu nombre, tu documento de identificación, la descripción de lo que pides y un medio de contacto para responderte. Si actúas en nombre de otra persona, adjunta el documento que acredite tu representación.

Consultas. Si quieres conocer la información que tenemos sobre ti, la atenderemos en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo. Si no fuera posible responder en ese término, te informaremos los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos. Si consideras que tus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o adviertes un incumplimiento de la ley, puedes presentar un reclamo, que se tramitará así:

1. El reclamo debe contener tu identificación, la descripción de los hechos que dan lugar a él, tu dirección o medio de contacto y los documentos que quieras hacer valer.
2. Si el reclamo está incompleto, te pediremos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo que subsanes las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento no presentas la información solicitada, se entenderá que desististe del reclamo.
3. Si Engynex no es competente para resolverlo, lo trasladará a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y te informará de la situación.
4. Una vez recibido el reclamo completo, incluiremos en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, y la mantendremos hasta que se decida.
5. El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuera posible atenderlo en ese término, te informaremos los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Solo podrás elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez hayas agotado el trámite de consulta o reclamo ante Engynex.

Engynex no solicita datos sensibles para prestar sus servicios. Si en algún caso fuera necesario tratarlos, te informaremos de forma explícita cuáles son y la finalidad, solicitaremos tu autorización expresa y te recordaremos que no estás obligado a autorizar su tratamiento ni a responder preguntas sobre ellos.

Nuestros servicios están dirigidos a empresas y personas mayores de edad, y no recolectamos de forma intencional datos de menores de edad a través del sitio.

Cuando, en la prestación de un servicio o producto (por ejemplo, plataformas para colegios), Engynex trata datos de menores por cuenta de un cliente, lo hace como encargado, respetando el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y sus derechos fundamentales, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y a las normas que lo reglamentan. Corresponde al cliente obtener la autorización de sus representantes legales.

Para operar, Engynex puede transmitir datos personales a proveedores que actúan como encargados, como servicios de alojamiento web y en la nube, correo electrónico, mensajería, herramientas de gestión, plataformas de pago y proveedores de inteligencia artificial (por ejemplo, Anthropic, que procesa el texto de tu solicitud para resumirlo y no lo usa para entrenar sus modelos), ubicados en Colombia o en el exterior. Con ellos se pactan las condiciones para que traten los datos solo según nuestras instrucciones y con medidas de seguridad adecuadas.

Engynex solo transferirá datos personales a otros países que proporcionen niveles adecuados de protección de datos o en los casos exceptuados por el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Los datos también podrán entregarse a autoridades que los soliciten en ejercicio de sus funciones legales.

Cuando Engynex desarrolla, aloja, mantiene o soporta sitios, plataformas o productos para sus clientes, puede tratar datos personales cuyo responsable es el cliente. En esos casos, Engynex actúa como encargado: trata los datos solo para prestar el servicio contratado y según las instrucciones del cliente, adopta medidas de seguridad, guarda confidencialidad y apoya al cliente en la atención de los derechos de los titulares. Los titulares deben dirigir sus solicitudes al cliente, como responsable.

Engynex adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, como el control de accesos, las conexiones cifradas y las copias de seguridad. Ningún sistema es completamente infalible; si ocurre un incidente de seguridad que afecte datos personales, actuaremos para mitigarlo y lo informaremos a quien corresponda según la ley.

Conservamos los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recolectados, mientras dure la relación con el titular y durante los plazos que exijan las normas legales, contables, tributarias y comerciales. Cumplidos esos plazos, los suprimimos o anonimizamos de forma segura.

Esta política rige desde la fecha de última actualización indicada al inicio de este documento. Las bases de datos se conservarán mientras se mantengan las finalidades del tratamiento descritas.

Cualquier cambio sustancial a esta política será comunicado oportunamente a los titulares, a más tardar al momento de implementarlo, a través del sitio web o de los datos de contacto que tengamos. Cuando el cambio se refiera a las finalidades del tratamiento, solicitaremos una nueva autorización.